- 録音に許可は要るの？
- 商談で切り出しづらい
- 社内ルールが分からない
AI レコーダーを買ったあと、最初につまずくのがここです。録音そのものより、どう切り出すかで手が止まります。
法律で許されるかどうかは専門家の領域なので、この記事では触れていません。判断するのは弁護士や社内の法務であって、記事ではないからです。
代わりに、社内規程・取引先との関係・Web 会議ツールの仕様という、自分で確認できる 3 つに絞って整理します。
読み終えると、会議の冒頭で自然に断れる状態になります。そのまま使える例文も置きます。
- メーカー勤務の開発エンジニア
- 30代男性
- 副業：WEBメディアを複数運営
会議・出張・現場記録に追われる立場から、仕事で使う AI ガジェットの仕様と評判を仕事目線で整理しています。
おるもん
無断録音が問題になる理由
無断で録ることが問題になるのは、法律以前に 3 つの理由があります。
- 社内規程に反することがある
- 秘密保持契約の範囲を超える
- 相手との信頼を損なう
1 つ目は自社の話です。会議の録音や、業務データを外部サービスへアップロードすることを制限している会社は珍しくありません。
2 つ目は取引先との契約の話です。秘密保持契約を結んでいる場合、打ち合わせの内容を記録して外部のクラウドへ送ることが範囲外になる可能性があります。
3 つ目が実務では最も重い理由です。あとから録音していたと分かったときの印象は、契約書の条文とは別の次元で関係に響きます。
逆に言えば、先にひとこと断っておけば 3 つとも回避できます。手間としては 10 秒です。
使う前に確認する3点
- 社内の情報取扱規程を読む
- 情シスに外部送信の可否を聞く
- 取引先の契約書を確認する
1 は自分で読めます。「録音」「録画」「クラウドサービス」の 3 語で検索すれば、該当する条項はすぐ見つかります。
2 は製品を選ぶ前にやると効率的です。データの保存先が国内かどうかを条件にしている会社もあります。
3 は取引先ごとに違います。判断に迷う条項があれば、社内の法務や顧問弁護士に確認してください。この記事で当てはめることはしません。
参考までに、Web 会議ツール側が参加者にどう知らせる仕様になっているかを表にしました。
| ツール・機器 | 参加者への知らせ方（公式の記載） | 出典 |
|---|---|---|
| Zoom のレコーディング | ほとんどの端末で、参加者に「OK」か「Leave」を選ぶ画面が表示されると記載。同意しない場合は退出する流れになると記載 | Zoom 公式ヘルプ |
| Teams の録画 | 録画が始まるとすぐ、すべての参加者がデスクトップ・Web・モバイルのアプリで通知を受け取ると記載。地域によっては録画前に全員の許可が必要になる場合があるとも記載 | Microsoft 公式ヘルプ |
| Teams の録画の保存先 | 会議の開催者の OneDrive for Business、または職場・学校用の OneDrive と SharePoint に保存されると記載 | Microsoft 公式ヘルプ |
| 手元の AI レコーダー | ツール側の通知は出ない。断りを入れるのは使う人の役目になる | — |
| 後から参加した人への通知 | 公式未記載（今回開いた Teams のページには記載を確認できず） | — |
表で押さえておきたいのは 4 行目です。手元の機器で録る場合、ツールが代わりに知らせてくれることはありません。
断りを入れるときの言い方
言い方は決まった型を用意しておくと迷いません。目的を先に置くのがコツです。
- 対面：議事録用に記録させてください
- Web 会議：あとで議事録を共有します
- 電話：聞き漏らし防止で記録します
対面では、機器を机に置くタイミングでそのまま言うのが自然です。置いてから黙っているほうが、かえって気まずくなります。
Web 会議では「あとで共有します」を添えると通りやすくなります。相手にも議事録が届くなら、断る理由が減ります。
電話は目的を短く言うだけで十分です。長く説明するほど身構えられます。
そして、断られたら記録しない。ここは徹底してください。代わりに、会議の最後に決定事項を読み上げて確認すれば、記憶違いはかなり防げます。
データの保存先を聞かれることもあります。通話も対面もイヤホンで記録するなら → ZENCHORD 1 の使いどころは、国内サーバーでの保管と ISO27001 を含む認証を公式に掲げています。
買い方3通りの考え方
会社の経費で買う
経費で落ちるかどうかは会社の規程次第です。備品の基準に加えて、会議の音声をクラウドへ上げてよいかも情シスへ確認してください。
会社の備品として導入するほうが、運用ルールも一緒に決めやすくなります。個人の持ち物で会社の会議を録るより、話が通しやすい形です。
会議室での対面が中心なら、PLAUD NOTE Pro のように集音距離と話者識別を公式に掲げている機種が説明しやすくなります。
自分のお金で買う
個人で買う場合も、会社の会議で使うなら規程の確認は同じように必要です。私物だから自由という話にはなりません。
身に着けて歩き回る使い方なら、胸元に着けて現場を録るなら → PLAUD NotePin S の使いどころも候補です。
副業や個人事業で使う
取材やインタビューで使う場合、経費計上できるかどうかは事業との関連性で判断されます。処理の可否は税理士や所轄の税務署に確認してください。
取材相手の同意は、事業かどうかにかかわらず先に取っておくのが確実です。公開する予定があるなら、その旨も含めて伝えてください。
よくある質問
まとめ：規程の確認が先
- まず社内規程を読む
- 情シスに外部送信を確認
- 断りは目的を先に言う
- 手元の機器は通知が出ない
- 断られたら記録しない
10 秒のひとことで、あとから起きる面倒のほとんどは避けられます。難しく考えるより、型を 1 つ覚えてしまうほうが早いところです。
最終的に録音してよいかどうかは、会社の規程と取引先との取り決めに従ってください。判断に迷う場合は社内の法務や弁護士に確認してください。
Web 会議ツールの仕様と各製品の仕様は更新されます。社内の運用ルールに使う前に、公式ページで最新の記載を確認してください。
＼データの扱いを公式サイトで確認／
30 日間返品保証・1 年間製品保証つき（公式サイト記載）
参考にした情報源
- Zoom 公式ヘルプ「レコーディングへの同意の提供」（同意画面の表示と選択肢）：support.zoom.com
- Microsoft 公式ヘルプ「Teams の会議を録画する」（参加者への通知・保存先・地域による許可の要否）：support.microsoft.com
- PLAUD 公式 NOTE Pro コレクションページ（価格・保証）：jp.plaud.ai
データの保存先や認証まで含めて比べたい方は、会議室の議事録を自動化するなら → PLAUD NOTE Pro の仕様・評判・他社比較もあわせてご覧ください。
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